Créer un premier emploi dans une TPE

| Publié le 13 février 2018
Réduire la taille de caractères Grossir la taille des caractères
Imprimer cette page
Envoyer a un ami
facebook twitter

Cet article présente les principales obligations inscrites dans le code du travail à respecter pour les très petites entreprises (TPE - entreprises de moins de 10 salariés) non-agricoles. Son contenu n’est pas exhaustif, certaines spécificités peuvent exister en fonction du public ciblé (ex : mineurs), du domaine d’activité ou des conditions d’emploi (ex : travail de nuit).

Attention ! Le contenu de cet article rédigé par le pôle T de la Direccte Hauts-de-France est valable à la date du 13 février 2018 : pensez à vérifier que les textes cités n’ont pas évolué depuis.

Cliquez sur le titre pour "déplier" l’article.

Démarches à réaliser avant l’entrée dans l’entreprise

Au moins 15 jours avant :
Déclaration de premier embauchage. Qui contacter ? l’inspection du travail1

Au plus tard le 1er jour d’exécution du contrat de travail (et au plus tôt 8 jours avant l’embauche) :
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Qui contacter ? L’URSSAF dont dépend l’établissement2

La DPAE permet à l’employeur d’accomplir les déclarations et demandes suivantes :

  • L’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale ;
  • L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie ;
  • L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;
  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • La demande de visite d’information et de prévention (ancienne visite médicale d’embauchage du salarié).

La DPAE comporte notamment :

  • La dénomination sociale, le code APE, l’adresse de l’employeur ;
  • Nom, prénoms, sexe, date/lieu de naissance et n° SS du salarié ;
  • Date et heure d’embauche ;
  • Nature, durée du contrat et durée de la période d’essai éventuelle.

Il est conseillé d’effectuer cette déclaration par internet sur le site http://www.net-entreprises.fr/html/dpae.htm

La déclaration doit être transmise avant la prise de fonction du salarié.
Une copie de la DPAE doit être remise au salarié dès réception par l’employeur.

L’absence de DPAE peut amener des sanctions (amende, emprisonnement…)

Cf. code du travail articles L. 1221-10 à L. 1221-12-1 et R. 1221-1 à R. 1221-13

Cas du 1er contrat d’apprentissage :
En cas de premier contrat d’apprentissage dans l’entreprise, une déclaration en vue de la formation d’apprentis doit être effectuée au moment de l’enregistrement du contrat.

Cf. code du travail articles L. 6223-1 et R. 6223-1 à R. 6223-5

L’enregistrement du contrat doit être effectué auprès de la chambre consulaire (Chambre de commerce et d’industrie ou Chambre des métiers et de l’artisanat en fonction des entreprises) avant le début de l’exécution du contrat d’apprentissage ou, au plus tard, dans les cinq jours ouvrables qui suivent celui-ci.

Cf. Code du Travail articles L. 6224-1 à L. 6224-8 et R. 6224-1 à R. 6224-12

Démarches à réaliser dès l’entrée dans l’entreprise

Remise du contrat de travail
Le contrat de travail est obligatoire, sauf dans certains cas de CDI à temps plein (vérifier au préalable).

Vérification des éventuels titres et justificatifs requis à l’embauche

Affiliation du salarié à la caisse de retraite complémentaire (si l’entreprise adhère à une institution de ce type)

Remise au salarié de différents documents :

  • Règlement intérieur ;
  • Règlement de sécurité (si nécessaire) ; Rappel : l’employeur doit informer les travailleurs sur les risques pour leur santé et leur sécurité d’une manière compréhensible pour chacun. Cette information ainsi que la formation à la sécurité sont dispensées lors de l’embauche et chaque fois que nécessaire.
    Cf. code du travail articles L. 4141-1 à L. 4141-4 et R. 4141-1 à R. 4141-10
  • Livret d’accueil (s’il existe) ;
  • Information sur les textes conventionnels applicables dans l’entreprise ; Pour des précisions sur ce point, voir l’inspection du travail1 ou consulter Légifrance3
    Cf. code du travail articles R. 2262-1 à R. 2262-5

Pensez à vous renseigner également sur les accords de branche applicables dans l’entreprise.

Information sur le contenu de la couverture prévoyance et sa portabilité.

Information sur l’entretien professionnel.

Cf. code du travail article L. 6315-1

Inscription au registre unique du personnel (RUP).
Un RUP doit être tenu dans tout établissement où sont employés des salariés.
Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches. Ces mentions sont portées sur le registre au moment de l’embauche et de façon indélébile.
D’autres éléments doivent être inscrits sur le RUP pour chaque salarié, notamment la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification ou encore les dates d’entrée et de sortie de l’établissement.
L’article D. 1221-23 du code du travail détaille l’ensemble des mentions attendues.

Cf. code du travail articles L. 1221-13 à L. 1221-15 et D. 1221-23 à D. 1221-27

NB : l’employeur qui recourt au CESU (chèque emploi service universel) ou au CEA (chèque emploi associatif) n’est pas obligé de tenir un registre du personnel.

Tout au long du contrat

Lors du paiement du salaire, l’employeur doit remettre aux salariés un bulletin de paie qui comporte l’ensemble des éléments prévus par l’article R. 3243-1 du code du travail.
La remise du bulletin peut se faire de différentes manières (y compris sous forme électronique) mais doit toujours être organisée, y compris en cas d’absence du salarié.

Cf. code du travail articles L. 3243-1 à L. 3243-5 et R. 3243-1 à R. 3243-9

L’employeur doit assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.

Cf. code du travail article L. 6321-1

L’employeur verse les différentes contributions obligatoires, notamment au titre de l’assurance chômage. Qui contacter ? L’URSSAF dont dépend l’établissement2

Démarches à réaliser après l’entrée dans l’entreprise

Dans les 3 mois suivant l’embauche :

Visite d’information et de prévention (ancienne visite médicale d’embauchage du salarié) Qui contacter ? Le service médical du travail4

La visite d’information et de prévention est individuelle.
Elle a notamment pour objet d’interroger le salarié sur son état de santé, de l’informer sur les risques éventuels auxquels l’expose son poste de travail ou encore de le sensibiliser sur les moyens de prévention à mettre en œuvre.

Les salariés affectés sur des missions présentant un risque pour leur santé (ex : exposition à l’amiante) ou leur sécurité (ex : risque de chute de hauteur) doivent passer une visite médicale d’aptitude préalable à l’embauche. Le délai de 3 mois ne s’applique pas dans ces cas.

Cf. code du travail articles R. 4624-10 à R. 4624-44

Tous les ans, avant le 1er mars :

Versement à l’OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) de la contribution de l’entreprise au titre du financement de la formation professionnelle.
L’OPCA peut être celui de la branche ou, à défaut, un OPCA interprofessionnel. Qui contacter ? Votre OPCA5

Pour l’employeur de moins de onze salariés le versement porte sur un pourcentage minimal équivalent à 0,55 % du montant des rémunérations versées au titre de l’année concernée.
Ainsi, les contributions pour l’année 2017 devront être versées pour le 1er mars 2018 au plus tard.

Tout employeur qui ne verse pas la contribution attendue auprès de l’OPCA s’expose à l’obligation d’effectuer un versement compensatoire auprès du Trésor public.

Cf. code du travail articles L. 6331-1 à L. 6331-8 et R. 6331-1 à R. 6331-16

Les entreprises doivent également effectuer auprès de l’OPCA un versement d’un montant égal à 1 % du montant des rémunérations versées aux titulaires d’un CDD pendant l’année en cours pour financer le congé individuel de formation.

Cf. code du travail article L. 6322-37

Pour la détermination du montant à verser à l’OPCA, certains salariés de l’entreprise ne sont pas pris en compte dans le calcul des effectifs de l’entreprise : les apprentis, les titulaires d’un CIE ou d’un CAE pendant la durée d’attribution de l’aide financière ou es titulaires d’un contrat de professionnalisation jusqu’à la fin de l’action de professionnalisation.

Cf. code du travail article L. 1111-3

L’entreprise devra aussi transmettre à l’OPCA certaines informations permettant l’alimentation du CPA (compte personnel d’activité) de leurs salariés.

Cf. code du travail articles R. 6323-1 à R. 6323-3

Tous les 2 ans :

Le salarié bénéficie d’un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Cet entretien ne porte pas sur l’évaluation du travail du salarié.

Cf. code du travail article L. 6315-1

Tous les 6 ans :

L’entretien professionnel devra porter sur un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.
Cet état des lieux, qui donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié, permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des six dernières années des entretiens professionnels prévus tous les 2 ans et d’apprécier s’il a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification par la formation la VAE ou bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.

Cf. code du travail article L. 6315-1

Démarches à réaliser lors du départ de l’entreprise

Remise du certificat de travail :
A l’expiration du contrat, l’employeur doit délivrer au salarié un certificat de travail qui contient :

  • La date d’entrée du salarié et celle de sa sortie ;
  • La nature de l’emploi ou des emplois successivement occupés et les périodes pendant lesquelles ces emplois ont été tenus. Cette obligation s’applique à l’ensemble des salariés, peu importe la forme du contrat, sa durée ou le motif du départ du salarié. La non-remise de ce certificat au salarié expose l’employeur à une amende.
    Cf. code du travail articles L. 1234-19, D. 1234-6 et R. 1238-3

Il est conseillé d’établir ce certificat sur un document à en-tête de l’entreprise et d’y faire apparaître :

  • nom, adresse et raison sociale de l’employeur ;
  • nom et adresse du salarié ;
  • date et lieu de délivrance ;
  • mention du maintien des garanties santé et prévoyance (si applicable pour ce départ). Le certificat doit être signé par l’employeur (ou un représentant habilité à le faire)

Remise de l’attestation Pôle Emploi :
Lors de l’expiration ou de la rupture du contrat de travail, l’employeur doit transmettre au salarié et à Pôle Emploi les attestations et justifications qui lui permettent d’exercer ses droits aux prestations d’assurance contre le chômage.
Un modèle d’attestation est proposé par Pôle Emploi.
L’absence de transmission de ces documents expose l’employeur à une amende

Cf. code du travail articles R. 1234-9 à R. 1234-12 et R. 1238-7

Versement du solde de tout compte
Le solde de tout compte, établi par l’employeur et dont le salarié lui donne reçu, fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail.
Le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire (l’un est remis au salarié).

Cf. code du travail articles L. 1234-20, D. 1234-7 et D. 1234-8

Versement des éventuelles primes et indemnités
Certaines primes et indemnités peuvent être dues par l’employeur en fonction du motif de fin de contrat et du type de contrat. Qui contacter ? l’inspection du travail1

Les chèques et titres emploi
Certains employeurs peuvent utiliser des dispositifs visant à simplifier les formalités d’embauche, comme le CESU (chèque emploi service universel), le CEA (chèque emploi associatif) ou le TESE (titre emploi service entreprise). Ceux-ci permettent d’accomplir certaines formalités déclaratives et répondent à certaines obligations (ex : DPAE). Toutefois, l’ensemble des obligations incombant à l’employeur ne sont pas couvertes par ces titres (ex : contribution au titre de la formation).

Il conviendra pour les utilisateurs de vérifier les obligations couvertes et celles restant à effectuer.

--

Webmestre | Légifrance | Mentions légales | Services Publics